Situación
La presencia regional de Grupo Roble generó la búsqueda de nuevas soluciones tecnológicas que contribuyeran a mantener el ritmo creciente de la corporación, uno de los principales problemas presentados eran los altos volúmenes de información dispersas en los equipos del recurso humano, dificultando el análisis de los mismos para la generación de reportes, consolidades y toma de decisiones. Adicionalmente, existía una dificultad creciente en la comunicación y soporte entre las diferentes sedes, puesto que estas se encontraban en dominios diferentes y finalmente se presentaban dificultados en publicar información corporativa, manteniendo la seguridad y los niveles de acceso correspondiente sin duplicar la información distribuida.
Negocios
En la búsqueda de alternativas de solución, la dirección de tecnología procedió a evaluar las herramientas Microsoft, donde la flexibilidad de los productos Microsoft Office System (Sharepoint Portal Server, Exchange Server) y de Windows Server System (Windows 2003, SQL Server 2000, Live Comunication Server), permitió a Grupo Roble adecuarse a los requerimientos que como dirección de tecnología se habian planteado, siendo los principales:
- Administración central en los servicios de correo electrónico e integrado en las soluciones de colaboración y AD.
- Integrar las diferentes sedes de la corporación bajo un mismo domino, para fomentar la colaboración y facilitar la administración y soporte.
- Implementar políticas regionales de tecnología a través del AD.
- Contar con un medio de comunicación efectivo y rentable.
- Centralizar, Compartir y divulgar la información generada por las gerencias y departamentos.
Para lmplementar este reto seleccionó a Inet Consulting Services, partner certificado de Microsoft en la implementación de soluciones de portales e intranet corporativa, con quien conformaron un equipo de trabajo enfocado en el desarrollo del proyecto
Técnica
Inet diseño una propuesta de arquitectura regional basada en la plataforma Windows Server 2003 para la unificación de dominios, permitiendo una mejor comunicación y soporte entre las sedes, posteriormente se configuró Exchange Server 2000 como plataforma de correo y Live Communications Server permitiendo así que todo el recurso humano de Grupo Roble mantuviera una comunicación constante, desde cualquier sede con su mismas credenciales de autenticación.
Una vez diseñada y montada la arquitectura base, se procedió a implementar el Acelerador de Instranet, empleando Sharepoint Portal Server 2003 donde se plasmaron las diferentes gerencias y direcciones en la taxonomía del sitio, siendo posible compartir y centralizar la documentación generada, facilitando la administración del contenido e identificando líderes en cada una de las gerencia responsables de las áreas y sitios correspondientes.
Sabedores que para la toma de decisiones oportunas se requiere contar con información, se procedío a desarrollar con los lenguajes de desarrollo DOTNET el proyecto “MIS Financiero y MIS de Negocio” el cual consitió en consultar los diferentes cubos OLAP almacenados en SLQSERVER 2000 y visualizarlos en la intranet corporativa, facilitando así que los tomadores de decisiones pudieran acceder a los mismos desde cualquier sede con los permisos y accesos correspondientes.
Beneficios
A partir de la implementación de las soluciones diseñadas por Inet Consulting Services con productos Microsoft, Grupo Roble se vio notablemente beneficiado alcanzando los objetivos esperados.
Ahora, cada una de las gerencias cuenta con un espacio para la publicación de información y divulgación de contenidos en forma ágil, segura y desde cualquier sede; los recursos humanos disponen de espacios privados para compartir y conformar equipos de trabajo a través de documentos compartidos que evitan la duplicidad de información y garantizan el versionamiento de los mismos. Adicionalmente, toda la corporación mantiene una comunicación constante y fluida a través de Live Communication Server, permitiendo la realización de reuniones y análisis de resultados en puntos geográficos separados, pero compartiendo la información en la intranet y discutiéndola a través de mensajes instantáneos.
Igualmente, el soporte que ahora realiza la gerencia de tecnología se ha potencializado brindando asesoría, mantenimiento y ayuda a todas las sedes, reduciendo así los costos en la administración de cada una de ellas.
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